Несмотря на то, что в Google Таблицах есть множество базовых вещей, которым вы можете научиться, чтобы повысить свою продуктивность, разобраться во всех различных функциях может быть сложно. Хотя такие вещи, как закрепление строк, запрос нескольких листов, вставка основных функций и использование ярлыков, полезны, Пользователи Таблиц среднего и опытного уровня могут еще больше сэкономить время, воспользовавшись некоторыми полезными советами и приемами, о которых вы, возможно, не знали. о.
Поскольку у бесплатного инструмента очень большой потенциал, некоторые хитрости можно легко упустить. тем более, что Google регулярно обновляет приложение и добавляются новые функции все время время.
Если вы чувствуете, что тратите время на выполнение избыточных и повторяющихся задач, и хотите, чтобы был способ оптимизировать свое время при использовании Google Таблиц, вы попали по адресу. Вот список советов и приемов Google Sheets, которые вы можете использовать ежедневно, чтобы повысить свою продуктивность и эффективность при использовании программы электронных таблиц.
Google Таблицы имеют широкий спектр различных надстроек, которые вы можете добавить в Таблицы через раскрывающееся меню «Расширения». Многие из них имеют конкретное применение, например приложения для слияния почты, приложения календаря и интеграцию с платформой электронной почты. Хотя они полезны сами по себе, в разделе «Интеллектуальные приложения» Google Workspace Marketplace также есть расширения, которые интегрированы с генеративными языковыми моделями, такими как OpenAI.
Эти надстройки искусственного интеллекта могут сыграть важную роль в оптимизации данных, поскольку такие надстройки, как GPT для листов или плагин, спонсируемый Google, использующий соединение Duet AI непосредственно с моделями AI. При поиске дополнений обратите внимание на небольшой зеленый щит с галочкой, который означает, что приложение прошло независимую оценку безопасности.
Эти интеллектуальные приложения особенно полезны, если у вас нет большого опыта работы с расширенными функциями, так как Интеграция Google Sheets Chat с GPT и другие модели ИИ могут выполнять такие действия, как очистка столбцов данных, извлечение важных данных из других столбцов, суммируйте текст или выполняйте другие базовые, избыточные задачи, которые иногда не могут выполнить более сложные функции. Отличным примером этого является объединение длинных абзацев текста в несколько слов, чего математические формулы не могут выполнить.
Чтобы использовать GPT для Таблиц, вам необходимо создать учетную запись OpenAI и получить свой личный ключ API, который можно найти в настройках вашей учетной записи.
Функция =CONCATENATE — это популярная функция, которая объединяет данные из разных ячеек в одну ячейку. одна из наиболее полезных функций, особенно при работе с большими наборами данных, которые необходимо объединить в один ряд. Это особенно полезно, потому что =Функции ВПР также может быть вложен в него. Другие полезные функции, к использованию которых вам следует привыкнуть, включают:
- =sequence — это простой способ быстрого создания нумерованных списков.
- @Dropdown — это простая функция, которую вы можете ввести, чтобы открыть различные параметры раскрывающегося списка.
- =QUERY может извлекать данные из нескольких вкладок или листов.
- =IMPORTRANGE может извлекать данные из совершенно разных файлов Google Sheet.
- =SPLIT может разделить данные в одной ячейке на два отдельных столбца.
- =ISEMAIL может определить, правильно ли отформатированы данные для адресов электронной почты.
- =TRIM может удалить все ненужные пробелы в ваших данных.
- Использование знака $ для блокировки ячейки, строки или столбца. Он будет отформатирован примерно так: =$B$21/3. Это полезно, когда вам нужно использовать конкретные данные из ячейки(й) в формуле.
Также важно отметить, что большинство функций можно комбинировать друг с другом для еще большего контроля и специфичности. Существует масса других полезных функций, полный список можно найти на странице веб-сайт Google. Если у вас когда-либо возникнут проблемы с выяснением того, что делает функция или как ее отформатировать, воспользуйтесь полезным всплывающим окном, которое Google предоставляет после ввода имени вашей функции.
Организация данных часто является хорошей идеей, но не только в эстетических целях. Определенные функции Таблиц могут существенно повысить производительность за счет меньшего количества висящих данных или случайных таблиц, размещаемых на ваших таблицах. Эти записи данных уменьшают связность данных и увеличивают вероятность непреднамеренных ошибок.
Один из способов избежать этих неорганизованных данных — использовать встроенную функцию группы Sheet вместо сокрытия строк. или вынести другие подданные в отдельные таблицы, поскольку группы можно сжимать или расширять с помощью кнопки щелкните. Группы могут состоять как из столбцов, так и из строк, а также могут быть разбиты на дополнительные подгруппы, что делает В электронной таблице намного проще ориентироваться для всех, кто ее просматривает, и она полезна при отображении данных в презентация.
Чтобы упорядочить электронную таблицу, вы можете использовать функцию «Границы» рядом с инструментом «Ведро с краской», чтобы искусственно скрыть линии сетки для определенных таблиц, которые вы хотите отобразить. Вы также можете пометить цветом данные, которые хотите отобразить, используя «Формат»> «Условное форматирование» и щелкнув вкладку «Цветовая шкала». Это будет отображать диапазон данных по шкале, дающей визуальное представление о высоком, среднем и низком уровне.
Хотя это самый очевидный ответ на вопрос повышения вашей продуктивности в Google Таблицах, он также и самый законный. Освоение наиболее полезных ярлыков Google Таблиц в конечном итоге сэкономит вам больше всего времени, но не все ярлыки на самом деле полезны. Вот несколько полезных, но неочевидных ярлыков, о которых нужно знать в Google Таблицах:
- Ctrl + Y использует последнюю созданную функцию.
- Ctrl + клавиши со стрелками перемещает к следующей пустой ячейке, что полезно при поиске пустых строк или столбцов.
- Shift+F11 вставляет новый лист.
- Ctrl + Alt (или cmd) + Shift + точка с запятой вставляет дату и время, а Ctrl + точка с запятой просто вставляет дату.
- Ctrl + обратная косая черта очищает форматирование ячейки.
- Ctrl + косая черта открывает полный список ярлыков Google Sheets.
Макросы Google Sheets также являются полезной функцией, которую вы можете использовать, если вам приходится снова и снова нажимать одни и те же клавиши и вы не можете выполнить то, что вам нужно, с помощью формулы. Чтобы использовать макросы, нажмите «Расширения»> «Макросы»> «Записать макрос» и запишите нажатия клавиш, которые вы хотите использовать, а затем установите ярлык для макроса. Если вы хотите использовать нажатия клавиш, просто вставьте созданный вами ярлык.
Один из самых реалистичных способов повысить свою продуктивность, особенно если вы опытный пользователь Google Таблиц и уже много знаете. Одна из хитростей в этом списке — убедиться, что вы следите за последними изменениями и улучшениями, которые Google вносит в приложение. Эти обновления и примечания доступны на сайте Страница обновлений Google Workspace, где вы найдете новые инструменты, которые только что были реализованы для Таблиц.
Последнее обновление, в котором была представлена улучшенная интеллектуальная заливка для Дополнение Google Workspace Enterprise с использованием Duet AI, распознает шаблоны данных и может предоставлять рекомендации по таким вещам, как форматирование адресов, структурирование чисел и электронных писем, а также генерация текста, во многом аналогично надстройке OpenAI. Здесь вы также сможете просматривать новые функции и формулы по мере того, как Google добавляет их в приложение.
Использование этих советов и приемов вместе вместо использования более элементарной электронной таблицы в долгосрочной перспективе сэкономит время в геометрической прогрессии.