Si bien hay un montón de cosas básicas que puede aprender para aumentar su productividad en Google Sheets, clasificar todas las diferentes funciones puede resultar difícil. Si bien cosas como congelar filas, consultar varias hojas, insertar funciones básicas y usar atajos son útiles, Los usuarios intermedios y expertos de Sheets pueden ahorrar aún más tiempo con algunos consejos y trucos inteligentes que quizás no conocías. acerca de.
Debido a que hay tanto potencial dentro de la herramienta gratuita, puede ser fácil pasar por alto ciertos trucos, sobre todo porque Google actualiza la aplicación periódicamente y se van añadiendo nuevas funciones todo el tiempo. tiempo.
Si siente que está perdiendo el tiempo haciendo tareas redundantes y repetitivas y desea que haya una manera de optimizar su tiempo al usar Google Sheets, ha venido al lugar correcto. Aquí hay una lista de consejos y trucos de Google Sheets que puede utilizar a diario para aumentar su productividad y eficiencia al utilizar el programa de hoja de cálculo.
Google Sheets tiene una amplia gama de complementos diferentes que puede agregar a Sheets a través del menú desplegable Extensiones. Muchas tienen usos específicos, como aplicaciones de combinación de correspondencia, aplicaciones de calendario e integraciones de plataformas de correo electrónico. Si bien son útiles por sí solas, también hay extensiones dentro de la sección Aplicaciones inteligentes de Google Workspace Marketplace que están integradas con modelos de lenguaje generativo como OpenAI.
Estos complementos de IA pueden ser de gran ayuda para optimizar los datos, ya que complementos como GPT para hojas o el complemento patrocinado por Google que utiliza Duet AI directamente en los modelos de IA. Cuando busque complementos, esté atento al pequeño escudo verde con una marca de verificación, lo que significa que la aplicación pasó una evaluación de seguridad independiente.
Estas aplicaciones inteligentes son especialmente útiles si no tienes mucha experiencia con funciones avanzadas, como Integración GPT de Google Sheets Chat y otros modelos de IA pueden hacer cosas como limpiar columnas de datos, extraer datos importantes de otras columnas, resumir texto o realizar otras tareas básicas y redundantes que una función más compleja a veces no puede realizar. Un gran ejemplo de esto es resumir párrafos de texto más largos en unas pocas palabras, algo que las fórmulas matemáticas no pueden lograr.
Para utilizar GPT para Sheets, debe crear una cuenta OpenAI y recuperar su clave API personal, que se puede encontrar en la configuración de su cuenta.
La función =CONCATENAR es una función popular que combina datos de diferentes celdas en una sola celda y es una de las funciones más útiles, especialmente cuando se trata de grandes conjuntos de datos que deben fusionarse en un solo fila. Es especialmente útil porque =Funciones BUSCARV También se puede anidar en él. Otras funciones útiles a las que deberías acostumbrarte incluyen:
- =sequence es una manera fácil de crear listas numeradas rápidamente.
- @Dropdown es una función sencilla que puedes escribir para que aparezcan diferentes opciones desplegables.
- =QUERY puede extraer datos de varias pestañas u hojas.
- =IMPORTRANGE puede extraer datos de archivos de Google Sheet completamente diferentes.
- =SPLIT puede dividir datos de una sola celda en dos columnas separadas.
- =ISEMAIL puede detectar si los datos tienen el formato correcto para las direcciones de correo electrónico.
- =TRIM puede eliminar cualquier espacio innecesario en sus datos.
- Usar un signo $ para bloquear una celda, fila o columna. Tendrá un formato similar a =$B$21/3. Esto es útil cuando necesita utilizar datos específicos de una celda en una fórmula.
También es importante tener en cuenta que la mayoría de las funciones se pueden combinar entre sí para lograr un control y una especificidad aún mayores. Hay muchas otras funciones útiles disponibles, y la lista completa se encuentra en el sitio web de google. Si alguna vez tiene problemas para descubrir qué hace una función o cómo formatearla, utilice la útil ventana emergente que proporciona Google después de escribir el nombre de su función.
Mantener sus datos organizados suele ser una buena idea, pero no sólo por motivos estéticos. Ciertas funciones dentro de Hojas de cálculo pueden contribuir en gran medida a aumentar la productividad al tener menos datos pendientes o tablas aleatorias colocadas en sus hojas. Estas entradas de datos reducen la cohesión de los datos y aumentan la posibilidad de errores no deseados.
Una forma de evitar estos datos desorganizados es utilizar la función de grupo incorporada de Sheet en lugar de ocultar filas. o compensar otros subdatos en tablas separadas, ya que los grupos se pueden condensar o expandir con un botón hacer clic. Los grupos pueden estar formados tanto por columnas como por filas y también pueden dividirse en más subgrupos, lo que hace que hoja de cálculo mucho más fácil de navegar para cualquiera que la vea y útil al mostrar datos en un presentación.
Para organizar su hoja de cálculo, puede usar la función Bordes junto a la herramienta Bote de pintura para ocultar artificialmente las líneas de la cuadrícula de las tablas específicas que desea destacar. También puede codificar con colores los datos que desea presentar usando Formato>Formato condicional y haciendo clic en la pestaña Escala de colores. Esto incluirá una variedad de datos en una escala, brindando una representación visual de alto, medio y bajo.
Si bien es la respuesta más obvia para aumentar su productividad en Google Sheets, también es la más legítima. Dominar los atajos más útiles de Google Sheets le permitirá ahorrar la mayor cantidad de tiempo a largo plazo, pero no todos los atajos son realmente útiles. Aquí hay algunos atajos útiles y no obvios que debe conocer en Google Sheets:
- Ctrl + Y usa la última función creada.
- Ctrl + las teclas de flecha pasan a la siguiente celda en blanco, lo que resulta útil para encontrar filas o columnas en blanco.
- Shift + F11 inserta una nueva hoja.
- Ctrl + Alt (o cmd) + Shift + punto y coma inserta la fecha y la hora, mientras que Ctrl + punto y coma solo inserta la fecha.
- Ctrl + barra invertida borra el formato de celda.
- Ctrl + barra diagonal muestra la lista completa de accesos directos de Google Sheets.
Las macros de Google Sheets también son una característica útil que puedes usar si tienes que presionar las mismas teclas una y otra vez y no puedes lograr lo que necesitas con una fórmula. Para usar macros, haga clic en Extensiones>Macros>Grabar macro y registre las pulsaciones de teclas que desea usar, luego configure un acceso directo para la macro. Cuando desee utilizar las pulsaciones de teclas, simplemente inserte el acceso directo que creó.
Una de las formas más realistas de aumentar tu productividad, especialmente si eres un usuario experto de Google Sheets y ya sabes mucho Uno de los trucos de esta lista es asegurarse de mantenerse al día con los últimos cambios y mejoras que Google realiza en la aplicación. Se puede acceder a estas actualizaciones y notas en el Página de actualizaciones de Google Workspace, donde encontrará nuevas herramientas que se acaban de implementar para Hojas de cálculo.
La última actualización, que introdujo Enhanced Smart Fill para el Complemento de Google Workspace Enterprise que utiliza Duet AI, reconoce patrones de datos y puede proporcionar sugerencias para cosas como formatear direcciones, estructurar números y correos electrónicos y generar texto, de manera muy similar al complemento OpenAI. Este es también el lugar donde podrás ver nuevas funciones y fórmulas a medida que Google las agregue a la aplicación.
Usar estos consejos y trucos juntos en lugar de tener una hoja de cálculo más rudimentaria ahorrará tiempo exponencialmente a largo plazo.